A. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA
Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. Kebutuhan danminatmu dapat berubah seiring kita tumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting. Sementara, informasi
yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi
informasi berharga. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang
bisnis dan
kehidupan sehari-hari, kita mungkin perlu menata atau mendistribusi
ulang informasi tersebut. Oleh karena itu untuk mengantisipasi
terjadinya perubahan- perubahan pada data yang dimiliki, ada baiknya mempelajari bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data.
1. Memilih Field dan Record
Kita harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet.
Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat
dilakukan dengan beberapa cara, untuk lebih jelasnya lihat pada daftar
dibawah ini :
|
Pilihan
|
Perintah
|
|
Sebuah sel
|
Klik pada posisi sel tersebut.
|
|
Beberapa sel
|
Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampaimelintasi beberapa sel yang ingin dipilih.
|
|
Sebuah Kolom
|
Klik pada pisisi selektor Kolom.
|
|
Beberapa Kolom
|
Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom sesuai kebutuhan.
|
|
Sebuah record
|
Klik pada pisisi selektor baris.
|
|
Beberapa record
|
Drag drop Pointer pada posisi selektor baris sesuaidengan kebutuhan.
|
|
Semua Record
|
· Klik tombol Select All pada selector baris.
· Pilih perintah Select All Record dari menu Edit.
· Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard.
|
2. Memindahkan Insertion Point
Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit, Panah atas, panah bawah, Page Up, Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. Selain itu Kita dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel. Perhatikan tabel berikut :
|
Pindah Ke
|
Perintah Klik
|
|
Awal record
|
First Record
|
|
Akhir record
|
Last record
|
|
Record Sebelumnya
|
Previus Record
|
|
Record berikutnya
|
Next Record
|
|
Record Baru
|
New Record
|
|
Record tertentu
|
Search atau tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Kita inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter.
|
B. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA
Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis
data. Pada Microsoft Access, update data dapat dilakukan melalui tabel, query dan form. Pada modul ini, update data akan dilakukan melalui tabel dan query.
data. Pada Microsoft Access, update data dapat dilakukan melalui tabel, query dan form. Pada modul ini, update data akan dilakukan melalui tabel dan query.
1. Update Data Melalui Tabel
Untuk meng-update data melalui tabel, bukalah tabel yang ingin diubah terlebih
dahulu. Misalkan kita ingin meng-uodate data pada tabel “Data Siswa”
yang kita buat sebelumnya. Langkahnya sebagai berikut :
a. Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya. Selanjutnya buka tabel Data Siswa.
b. Kita bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini.
Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama Watin danRomaniah. Caranya, klik kanan pada selektor kolom, lalu pilih New Record, seperti pada gambar.
c. Selanjutnya masukkan data dari Watin dan Romaniah dengan benar.
d. Setelah data selesai di update, klik Tombol Office => Save.
e. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office => Close Database.
2. Update Data Melalui Query
a. Membuat Query
Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik query adalah tabel juga. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada.
Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi. Sebelum membuat query, tabel-tabel yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut. Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut :
Ø Klik tab Database Tools.
Ø Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide.
Ø Timbul sebuah tampilan relationship. Klik Show Table yang ada dibagian Relationship. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add.
Ø Setelah memilih kemudian klik Close.
Ø Untuk membuat sebuah relasi antar tabel kita bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda. Sebagai contoh kita klik field NIS yang ada di tabel Data Siswa kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS yang ada di tabel Penilaian. Kemudian pada form Edit Relationship klik Create.
Setelah kita selesai membuat relasi antar tabel, maka sekarang bisa dimulai membuat query. Terdapat dua cara membuat query yaitu :
o Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.
o Membuat Query dengan Query Design
1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.
Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :
Ø Buka Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.
Ø Klik tab Create.
Ø Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.
Ø Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizard lalu klik OK.
Ø Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut:
· Pada kotak daftar pilihan Table/Query, pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan, misal:
- Tabel Data Siswa nama field yang diinginkan NIS, NAMA PESERTA DIDIK, KELAS, dan JURUSAN.
- Tabel Daftar Nilai nama field yang diinginkan yaitu JUMLAH dan KETERANGAN.
· Pada kotak daftar pilihan Selected Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini.
Ø Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. Pada form Simple Query Wizard pilih Detail (Shows every field of every record). Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat. Selanjutnya klik Next.
Ø Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view). Klik Finish.
2) Membuat Query dengan Query Design
Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkahlangkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:
Ø Bukalah Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.
Ø Klik tab Create.
Ø Klik Query Design di bagian Other.
Ø Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add. Lalu klik Close.
Ø Pada jendela yang tampil, pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang disediakan. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan, antara lain :
· Pada
kolom pertama, klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Pilih tabel
yang diinginkan. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field, pilih dan klik nama field yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya.
· Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom berikutnya.
· Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong.
Ø Untuk melihat hasil query yang dibuat, klik Run yang ada di bagian Results, sehingga hasilnya adalah sebagai berikut.
Ø Kemudian simpan query tersebut dengan nama Data Siswa Query.
3) Menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query
Ø Buka query Data Siswa Query. Masuk ke dalam Design View, pada kolom jumlah nilai, ketikkan rumus berikut :
|
JUMLAH:[Bahasa Indonesia]+[Bahasa Inggris]+[Matematika]
|
Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. Simpan hasil perubahan yang dilakukan di Design View.
Ø Selanjutnya, kamu dapat melihat query Data Siswa Query telah menunjukkan jumlah nilai siswa.
Ø Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query, beri tanda checklist pada kolom rata-rata di Design View, kemudian ketikkan persamaan berikut:
|
RATA-RATA:[JUMLAH]/3
|
Ø Simpan perubahan yang kita lakukan dan keluarlah dari Design View. Selanjutnya, buka kembali Data Siswa Query. Hasilnya sebagai berikut.
Ø Kita dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom rata- rata pada jendela Design View, kemudian klik Properties.
Ø Ubah Format pada field properties menjadi Standard.
Ø Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Data Siswa Query dengan cara klik View => Datasheet View.
b. Update data melalui query
Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data melalui tabel. Berikut langkah-langkahnya :
1) Buka basis data Database Dataku, kemudia masuklah ke Data Siswa Query.
2) Pada record terakhir, masukkan data yang ingin kita tambahkan dengan tepat. Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015, Nama Siswa: Bayu, Kelas: X TKJ 2, Bind: 7, Bingg: 8, Mtk: 7.
3) Simpan hasil perubahan yang dilakukan.
C. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA
Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. Oleh karena itu, data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan dengan berbagai bentuk, yaitu dengan men-delete (menghapus) record, menghapus field, dan menghapus tabel.
1. Menghapus Record
Sebelum menghapus data dalam bentuk record, kita harus membuka tabel yang datanya akan dihapus. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel Data Siswa. Berikut langkah-langkahnya :
a) Buka tabel Data Siswa, kemudian pilih record yang hendak dihapus. Misalnya, jika kita menginginkan record dari siswa bernama Silvia untuk dihapus, maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih Delete Record. Atau kita juga dapat menghapusnya dengan cara menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home => Delete.
b) Setelah memilih Delete Record, kita akan dihadapkan pada dialog box. Pilih Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus, atau pilih No untuk membatalkan penghapusan data.
2. Menghapus Field
Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi
kepadatan penyimpanan data dalam database. Penghapusannya dapat
dilakukan melalui tabel dalam format Design View. Langkah-langkahnya
sebagai berikut :
a. Buka kembali basis data Database Dataku.
b. Selanjutnya, buka Design View dari tabel Data Siswa.
c. Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows. Jika field yang ingin dihapus adalah field NAMA WALI, maka klik kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows.
d. Selesai mengklik perintah Delete Rows, akan keluar jendela validasi. Jendela tersebut berisi pilihan Yes jika kita hendak menghilangkan field secara permanen dan pilihan No jika kita ingin membatalkan penghapusan.
3. Menghapus Tabel
Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain. Jika terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi, maka tabel tersebut sebaiknya dihapus. Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan
penyimpanan data di dalam basis data. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :
penyimpanan data di dalam basis data. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :
a. Buka jendela Navigation Pane.
b. Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan, tabel Data Siswa).
c. Klik kanan tabel Data Siswa, kemudian pilih Delete.
d. Setelah memilih Delete, akan muncul kotak konfirmasi. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. Semua
data yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi, kecuali kita
memasukkan ulang data tersebut. Maka berhati-hatilah dalam menghapus data.
D. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA
Setelah data di-update, sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report. Langkah-langkah membuat report sebagai berikut :
1. Buka kembali file basis data Database Dataku.
2. Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya.
3. Klik tab menu Create, lalu klik/pilih , akan muncul gambar berikut.
4. Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke dalam Selected Fields. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu, atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. Klik Next.
5. Klik Next lagi, lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau Descending (menuru), kemudian klik Next.
6. Pilih layout untuk report yang kita buat. Misalnya layout yang dipilih Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar.
7. Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya.
8. Selanjutnya tentukan Style (gaya) dari report yang akan ditampilkan.
9. Setelah kita memilih salah satu style yang tersedia, klik Next.
10. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view). Klik Finish.
11. Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut.
12. Setelah report dibuat, kita bisa memeriksa data-data melalui Report.
E. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA
Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data, kita dapat menggunakan cara seperti pada bagian sebelumnya, yaitu :
1. Tekan Tombol Office
2. Print atau Ctrl+P, maka akan tampil gambar berikut.
3. Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak, pada kotak isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data.
4. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, kita dapat menggunakan tombol Properties.
5. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai, maka tabel akan tercetak beserta datanya.
